تسجيل الدخول

تسجيل

قسم إدارة الموارد البشرية في العتبة العلوية...استخدام أحدث التقنيات ووسائل التكنلوجيا المتقدمة في العمل الإداري ( تقرير مفصل )

المؤلف:  imamali

المصدر: 

الجزء والصفحة: 

23-9-2020

2944

يعمل قسم إدارة الموارد البشرية في العتبة العلوية المقدسة على تنفيذ المهام المكلف بها وفق التعليمات التي وضعت له من قبل الأمانة العامة للعتبة المقدسة وباستخدام أحدث التقنيات وتكنلوجيا المعلومات من أجل تحقيق السرعة والدقة في العمل الإداري داخل العتبة .

وحول هيكلية القسم وشعبه ووحداته المنضوية ، قال رئيس القسم عبد الرسول جواد، في حديث  لـ( المركز الخبري) " يتكون القسم من أربع شعب، هي (شعبة الذاتية، شعبة  الهويات، شعبة الوقوعات، شعبة احصاء المعلومات)، ولكل شعبة ووحدة تخضع لنظام عمل يكمل بعضه بعضا ، وأضاف قائلا: إن  (شعبة الذاتية ) تتكون من ثلاث وحدات هي :

• (وحدة البريد) التي من مهامها استلام وتسليم البريد من والى الأمانة العامة للعتبة المقدسة ومتابعة البريد مع أقسام العتبة المقدسة.
• (وحدة المتابعة) والتي من شأنها متابعة عمل جميع الشعب الموجودة في القسم وإنهاء الأعمال المتعلقة بهم قدر الإمكان مع متابعة أعمال القسم مع الأقسام الأخرى.
• (وحدة الأرشفة الالكترونية) التي كانت في بداية العام - وقبل العمل بنظام الحكومة الالكترونية للأوامر الإدارية- يتم استلام البريد الورقي الخاص بـ (الأوامر الإدارية , الكتب الخارجية , الاعمامات , عقود العمل ) من قبل مكتب الأمين العام وبعد الاطلاع على البريد من قبل رئيس القسم وتهميشه يتم اخذ نسخة (بالماسح الضوئي) وبعد ذلك تتم أرشفته عن طريق برنامج الأرشفة الالكترونية وتوزيع نسخ من البريد إلى شعب القسم حسب توجيه رئيس القسم.

وأكمل " انه بعد العمل بنظام الحكومة الإلكترونية يتم تحويل (الأوامر الإدارية , الكتب الخارجية , الاعمامات ) الكترونيا عن طريق مسؤول الشعبة بصيغة كتب الكترونية ( pdf) وتتم أرشفتها، حيث بلغ عدد الكتب المؤرشفة الكترونياً من تاريخ 1/1/2020 إلى تاريخ 30/6/2020 (3723) كتاباً إداريا .

  وهناك (شعبة الهويات وشؤون الأجراء) فتتكون من عدة وحدات هي: (وحدة شؤون الأُجراء، وحدة الهويات، وحدة التصميم والتصوير)، ويتمثل طبيعة عملها ووحداتها بالآتي :

• ( وحدة شؤون الإجراء) ويقع على عاتقها إدخال بيانات الأُجراء اليوميين بعد استحصال الموافقات والأوامر الإدارية الخاصة بتعيينهم وبعد التواصل مع أقسامهم لإكمال الإضبارة الشخصية لكل أجير لإدخالهم ضمن قاعدة بيانات وبرنامج خاص بالإجراء اليوميين ونظام الموارد البشرية.
• (وحدة الهويات) التي تقوم بعمل برامج الكترونية لطباعة الهويات حيث تعمل برنامج خاص لكل جهة تقوم بالطباعة لها، وتقوم بطباعة الهويات بعد اخذ الموافقات اللازمة للطباعة وكلاً بحسبه حيث تطبع هويات المنتسبين والعقود وعقود الحسبة والأجراء اليوميين والباجات التعريفية للمنتسبين والأجراء اليوميين والمنسبين من دائرة صحة النجف وشركة فيض القسيم وباجات حضور الدرس الصباحي لطلبة الحوزة وهويات المحققين القضائيين وباجات مهرجان الغدير وهويات مشاريع العتبة العلوية المقدسة (مشاريع صحن السيدة فاطمة (ع) ومشروع مجمع جابر بن عبد الله الأنصاري) .
• (وحدة التصميم والتصوير) اذ يتلخص عملها بتصميم نماذج الهويات والباجات وعرضها على الأمانة العامة لتتم الموافقة باختيارها للطباعة  وكذلك تصوير  المنتسبين والأجراء بشكل جيد بعد عمل  ستوديو خاص للتصوير داخل  الشعبة ويتم التصوير عن طريق برنامج خاص بالتصوير يمكنه تلافي الأخطاء والتشابه أو تبادل الصور بين المنتسبين.
• (شعبة الوقوعات) وفيها كل ما يتعلق بأمور المنتسبين من إدخال المواقف اليومية والإجازات والاستقطاعات الشهرية التابعة إلى قسمنا وباقي الأقسام والشعب والوحدات غير المرتبطة بقسم, التي ترفع الى أقسام  ( الشؤون المالية , والتدقيق والرقابة الداخلية ) في نظام إدارة الموارد البشرية كل شهر وبصورة دورية ، وتتكون من عدة وحدات:
•  (وحدة الإجازات) ومهمتها القيام بتدقيق جميع الإجازات الواردة من الأقسام.
• (وحدة إدارة الحضور والانصراف الالكتروني) - البصمة الالكترونية- .
• (وحدة المتابعة و إدخال المعلومات) ويتضمن عملها  متابعة الكتب الواردة إلى الشعبة من الأقسام و الشعب والوحدات المستقلة غير المرتبطة بقسم من حيث النقاط المذكورة أعلاه .

وتابع رئيس القسم قائلا " بالإضافة إلى ما تقدم من أعمال يقع على عاتق القسم التواصل والتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات والأقسام الأخرى و الشعب والوحدات غير المرتبطة بقسم و مناقشة آخر المستجدات و الإجابة على الاستفسارات من قبلهم وحل المتعلقات الخاصة بهم .

(شعبة الإحصاء والمعلومات) وتتكون من :

• (وحدة إدخال المعلومات) ومهمتها إدخال الأوامر الإدارية والكتب الداخلية والخارجية الواردة الى الشعبة.
• (وحدة الحاسبة والبريد الالكتروني) ومهمتها سحب البريد الالكتروني وتفريقه وتوزيعه بين منتسبي وحدة إدخال المعلومات لغرض إدخاله في برنامج الموارد البشرية.
•  وحدة السكنر (الماسح الضوئي)، ومهمتها حفظ الأضابير بصورة الكترونية لتكون هناك اضبارة الكترونية للعاملين في العتبة المقدسة.
•  وحدة التدقيق والمتابعة ومهمتها تدقيق ومتابعة البريد الالكتروني  لمنع حدوث اي خطأ او سهو .