ملحقات الهيكل التنظيمي : 

ان اعداد الخريطة التنظيمية (اي بناء الهيكل التنظيمي) حسب الخطوات السابقة ليس نهاية المطاف في اقامة التنظيم الفعلي ، بل هناك متطلبات تكميلية لابد من اعدادها حتى يكون الهيكل التنظيمي فعالاً ، واهم هذه المتطلبات ما يلي :

... تحديد الاختصاصات .

.. توصيف الوظائف .

... تحديد السلطة والمسئولية .

... تحديد اجراءات العمل .

تحديد الاختصاصات :

ويقصد بذلك تحديد النشاط الرئيسي والانشطة المساعدة التي تسند الى كل جزء من اجزاء الهيكل التنظيمي ، فلا يكفي ان نقرأ على الخريطة التنظيمية ان هناك قسماً لتخطيط القوى العاملة ، او ان هناك ادارة للبحوث ، او قسم للعلاقات الصناعية بل الاهم ان تتحدد بدقة ماهية الواجبات والمهام المسندة الى كل من هذه التقسيمات.

ويفيد تحديد الاختصاصات في امرين:

* التأكد من ان كل الانشطة الضرورية قد اسندت فعلاً الى جزء في التنظيم يكون مسئولاً عنها.

* منع التضارب والازدواج في الاختصاصات بين اقسام الهيكل التنظيمي.

- توصيف الوظائف :

وهي عملية يقصد بها في الحقيقة توزيع مجمل الاعباء والانشطة المسندة الي ادارة معينة ( او قسم مثلاً ) على مجموعة الوظائف المكونة لهذه الادارة بحيث يأتي مجموعها مساوياً لما هو مطلوب من الادارة جميعها . (مثال في ادارة الحسابات مثلاً فان كافة المهام والواجبات التي تشكل اختصاص ادارة الحسابات لابدّ من ان تقسّم بين عدد من الوظائف يقوم علي كل وظيفة شخص واحد).

توصيف الوظيفة اذن JOB DESCRIPTION هو بيان تحليلي دقيق للواجبات التي تتضمنها تلك الوظيفة ، وكذلك الصلاحيات المخولة لشاغلها ، اي هو تحديد دقيق للمسئوليات والسلطات المرتبطة بوظيفة معينة - بعبارة اخري اختصاصات تلك الوظيفة ، وعادة ما يبين ذلك الوصف ايضاً الرئيس المباشر والمرؤوسين والمباشرين لشاغل الوظيفة ، ودرجته المالية.

كذلك لان وصف الوظيفة يتضمن تحديد المسئوليات والسلطات بالتفصيل ، فانه يكون اداة اساسية في التعرف علي المواصفات المطلوب توافرها فيمن يشغل تلك الوظيفة سواء من حيث المؤهل او الصفات الشخصية او التدريب السابق او غير ذلك، وهذا ما يدعونا في الغالب الى ان نضم وصف الوظيفة ومواصفات شاغلها في بطاقة واحدة تكون مرجعاً يعتد به عند اللزوم.

- تحديد السلطة والمسئولية :

السلطة هي الحق الذي يخول للشخص ان يفعل شيئاً ما ، وقد يكون هذا الشيء هو اصدار قرار او اعطاء امر او القيام بعمل ، وقد تعرف السلطة بانها " علاقة بين شخصين، احدهما رئيس والثاني مرؤوس وبموجبها يقوم الرئيس بإصدار وتبليغ القرارات مع توقع قبولها من المرؤوس . 

كما يتوقع بموجبها المرؤوس هذه القرارات ويتحدد سلوكه تبعا لها " والمسئولية هي التزام بأداء شيء اواشياء معينة .

وهناك ارتباط طبيعي بين السلطة والمسئولية ، فنحن اذ نتوقع من شخص ما ان يقوم بعمل معين يجب ان نجعله مسئولاً عن أداء ذلك العمل، ولكي يتمكن من ذلك نخوله السلطة الكافية لأدائه ، فاذا لم تكن السلطة كافية كان من الخطأ اعتباره مسئولاً ، طالما انه لا يملك الصلاحية لاتخاذ ما يلزم للنهوض بمسئوليته.

تتدرج المراكز التنظيمية من حيث نطاق السلطات والمسئوليات المرتبطة بها حسب المستوى التنظيمي الذي تقع فيه ، حيث يتسع نطاق السلطات والمسئوليات كلما تدرجنا الى اعلى في الهيكل التنظيمي ، وبالعكس يضيق ذلك النطاق كلما تدرجنا الى اسفل.

- تفويض السلطة :

بينّا فيما سبق ان السلطة والمسئولية مفهومان مرتبطان بالعمل المطلوب تأديته لتحقيق اهداف التنظيم ، والمفروض ان العمل المطلوب يشترك في ادائه كل اعضاء التنظيم ، فاذا كان هذا التنظيم صغيراً ونطاق عمله محدوداً فقد يكون بوسع فرد واحد ان يتولى ادارته ، بحيث يركز كل السلطة في يده ويكون له وحده الحق في اتخاذ كل القرارات والبت في كل المشكلات، على انه عندما يزداد حجم التنظيم ويتضخم عدد اعضائه كنتيجة لا تساع نطاق اعماله فسوف يجد ذلك الفرد ان من الصعب عليه او من المستحيل عليه - الاستمرار في ادارة التنظيم بنفس الطريقة التي بدأ بها ، حيث ان ثقل الاعباء الادارية سيكون اكبر من طاقته ، وبالتالي يضطر الى تكليف اشخاص آخرين ببعض الاعمال التي كان يقوم بها من قبل ولكي يتمكنوا من أداء هذه الاعمال لابد وان يفوض لهم جزءاً من سلطته بالقدر اللازم لاداء هذه الاعمال، فاذا فعل ذلك فانه يكون قد قام بتفويض السلطة.

ولا يعني تفويض السلطة الى المرؤوس ان الرئيس قد فوض معها مسئوليته عن أداء العمل امام رئيسه هو ، فالمسئولية لا تفوض.

- نظم وتدفق علاقات العمل :

اقمنا الآن الهيكل التنظيمي، وحددنا اختصاصات وحداته المختلفة وقمنا ايضاً بوصف الوظائف ومواصفات شاغليها ، اي بعبارة اخرى لقد حددنا الاعمال المختلفة وقسمناها على وحدات تنظيمية وعلى افراد، وعبرنا عن ذلك بإيضاح دقيق للسلطات والمسئوليات المصاحبة لكل مركز والمسندة الى شاغل ذلك المركز.

ولكننا مازلنا بحاجة الى درجة كبيرة من التفصيل بشأن تدفق العمل في التنظيم ،   حيث يتعين تحديد اين يبدأ عمل معين ، واين يتحرك ، وكيف ، واين ينتهي ، وما هي المستندات الموثقة لهذه الحركة ، وما هي السجلات المستخدمة ؟ وهذه الاسئلة هي ما تجيب عليها نظم العمل.

نظم العمل اذن هي بيان دقيق ومفصل بخطوات انجاز المهام المختلفة في التنظيم والمستندات والسجلات الموثقة لهذه الخطوات ، وعادة ما يعبر عن هذه الخطوات في شكل خريطة تدفق .   

مواضيع ذات صلة

مـكانـة إدارة الأفـراد ( مـوقـعها فـي تـنظيـم المـؤسـسة)

عملية اختيار الافراد في حالة استخدام المصادر الداخلية للقوى العاملة ونظام التوظيف الجماعي في مصر

مـراحل عـمليـة اخـتـيار الافـراد للتـوظـيــف في مصر (الاختبارات والاختبار الشخصي والترشيح للتعيين والكشف الطبي والتعيين)

مـشكلـة اخـتيـار أفـراد الادارة ومـراحل عـمليـة الاخـتـيار في مصر

مـفهـوم عمليـة اخـتيار الافـراد للتـوظيــف ومـصادر الافـراد

طريقة مراكز العمل في تخطيط القوى العاملة وأهم البيانات اللازمة لـهـا

خـطـوات تـخـطيـط الـقـوى العـامـلـة

عـناصر تـخطيـط القـوى العـامـلـة

مقومات تخطيط القوى العاملة ومشكلات تنشأ عن غياب أو سوء تخطيط القوى العاملة

مـفهـوم تـخطـيـط الـقوى العـاملـة Manpowr Planning

القـواعـد الـذهـبـية فـي اعـداد وصـف الـوظـيفـة (نـمـاذج عـلـى تـوصـيف الـوظـائـف)

استخدامات بطاقات وصف الوظائف في انشطة ادارة الافراد