4.5 تصميم اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية الخاصة بعمليات المشتريات

1.4.5 اختبارات الرقابة  

ينبغي على الإدارة أن توفر الإجراءات الرقابية التي تحقق جميع الأهداف الخاصة بالعمليات الاقتصادية والمتمثلة بالحدوث والاكتمال والدقة والتصنيف والحد الفاصل. وبالتالي فان المدقق عندما يقرر الاعتماد على هذه الإجراءات من أجل تخفيض مخاطر الرقابة المقدرة، يقوم بتصميم الاختبارات المناسبة من أجل اختبار هذه الإجراءات التي تضعها الإدارة وذلك بالربط بين الإجراء الرقابي وطبيعة الاختبار. ويقوم المدقق بتصميم الاختبارات المختلفة بعد ربط الإجراءات الرقابية المختلفة بأهداف التدقيق الخاصة بالعمليات المحاسبية، ثم يحدد الإجراءات التدقيقية لاختبار الإجراءات الرقابية. فإذا كان الهدف هو التحقق من حدوث عمليات الشراء المسجلة لدى العميل فان المدقق يوضح الإجراءات التي سيقوم بها بالشكل التالي: 

1- الهدف: الحدوث أي أن المشتريات المسجلة لدى العميل تتعلق بعمليات شراء فعلية للبضاعة وتخص المنشأة.

2- الإجراءات الرقابية التي توفرها الإدارة:

أ- تسجيل أي عملية شراء يتطلب توفر مستند استلام موقع من جهة مفوضة بذلك بالإضافة إلى أمر الشراء الخاص بالعميل والموقع من الجهة المفوضة بذلك.

ب ـ فواتير المشتريات تمت المحاسبة عليها بشكل سليم.

ج- أن تكون أرقام الموردين في ملف حسابات الموردين في الحاسب، وأن يصمم ذلك بحيث لا يقبل الحاسب إدخال العملية إلا للموردين الذين تم إدخال أرقامهم في ذلك الملف.

د ـ أن تعد كشوف شهرية للموردين، وأن يكون هناك إجراءات متابعة لأية اعتراضات من الموردين من قبل جهة مستقلة.

3 - اختبارات الرقابة: بناء على ما تم توصيفه من إجراءات رقابية تضعها الإدارة لتحقيق هدف الحدوث فان المدقق يقوم بإجراءات التدقيق التي تنبثق من الإجراءات الرقابية السابقة.

وكذلك فيما يتعلق بالتحقق من الاكتمال الخاص بعمليات المشتريات فان المدقق يوضح الأمور التالية:

1- الهدف: التحقق من الاكتمال ويعني التحقق من أن جميع عمليات المشتريات التي حدثت قد تم تسجيلها في الدفاتر.

2 ـ الاجراءات الرقابية التي توفرها الادارة: هناك مجموعة من الاجراءات الرقابية التي توفرها الادارة والتي تشمل على سبيل المثال:

أ- أن تكون مستندات أوامر الشراء مرقمة مسبقاً وتمت المحاسبة عليها.

ب ـ أن تكون تقارير أو مستندات الاستلام مرقمة مسبقاً وتمت المحاسبة عليها.

ج- أن يتم مقارنة مجاميع البضاعة المستلمة من واقع مستندات الاستلام مع الكميات في الفواتير المستلمة من الموردين.

3- اختبارات الرقابة التي يقوم بها المدقق :

أ- التحقق من ترقيم وتسلسل أوامر الشراء.

ب ـ التحقق من ترقيم وتسلسل مستندات الاستلام.

ج ـ التحقق من المستندات الأخرى المؤيدة لعمليات الشراء.

وهكذا يقوم المدقق بإعداد برنامج يوضح الإجراءات التدقيقية الخاصة بكل الأهداف الأخرى (الدقة والتصنيف والحد الفاصل).

وعند قيام المدقق باختبارات الرقابة على عمليات المشتريات فإنه يأخذ بعين الاعتبار بعض المؤشرات التي قد تدل على ضعف الرقابة الداخلية على دورة المشتريات، وفيما يلي بعض هذه المؤشرات:

1 - عمليات تصريح بالمشتريات من قبل أشخاص غير مفوضين.

2 ـ أوامر شراء تفوق الحدود المسموح بها.

3 ـ أرقام موردين مفقودة أو غير موجودة.

4 ـ عملیات مشتريات بدون أوامر شراء.

5- فقدان معلومات تتعلق بتواريخ الاستحقاق المتعلقة بفواتير الموردين .

6- الاختلافات بين تواريخ الحصول على البضاعة وتسجيل عمليات المشتريات.

7- تكرار فواتير الموردين.

2.4.5 الاختبارات الأساسية لعمليات المشتريات

يقوم المدقق ببعض الاختبارات الأساسية عادة بغض النظر عن النتائج التي يحصل عليها من اختبارات الرقابة، وهناك بعض الاختبارات الأساسية التي يقوم بها بناءً على ما تم التوصل إليه من اختبارات الرقابة. 

وعادة يقوم باختبارات للتحقق من الأهداف الرئيسة التالية:

1- أن المشتريات المسجلة هي مشتريات حدثت فعلاً وتخص المنشأة (الحدوث).

2- أن جميع عمليات المشتريات التي حدثت قد سجلت فعلاً (الاكتمال).

3- التحقق من أن المشتريات المسجلة سجلت بشكل صحيح (الدقة).

4 ـ التحقق من أن المشتريات المسجلة قد صنفت بشكل سليم (التصنيف).

5- التحقق من أن المشتريات قد سجلت في التواريخ المناسبة (الحد الفاصل).

 وفيما يلي توضيح لهذه الاختبارات:

1- أن المشتريات المسجلة هي مشتريات حدثت فعلاً: حيث يتم التحقق من أنه لا يوجد مشتريات مسجلة غير مؤيدة بمستندات استلام مما قد يشير الى أنها مشتريات وهمية ولم يتم استلام بضاعة فعلاً. وكذلك يتم التحقق فيما إذا كانت هناك عمليات مشتريات مسجلة أكثر من مرة.

2- التحقق من الاكتمال:

الهدف من التدقيق في هذه الحالة التحقق من أن جميع عمليات الشراء التي تمت قد سجلت بالكامل ولم يتم حذف أياً منها، حيث يبدأ المدقق بالتدقيق من المستندات المؤيدة للعمليات وليس من الدفاتر، فيقوم باختيار عينة من طلبات الشراء الصادرة من الجهات التي طلبت البضاعة أو عينة من مستندات الاستلام مثلاً ومطابقتها مع فواتير الشراء ثم بالقيود في يومية المشتريات ثم بالاستاذ العام وأستاذ الذمم الدائنة.

3- التحقق من أن المشتريات مسجلة بشكل دقيق:

وفي هذه الحالة يقوم المدقق بالتحقق من أن عمليات المشتريات المسجلة تشتمل على القيم الصحيحة، وهذا يتطلب التحقق من مستندات الاستلام وفواتير المشتريات من ناحية الكميات المسجلة والأسعار المحددة والتي تتفق مع الأسعار التي تم الاتفاق عليها مع المورد، والتحقق من عمليات الاحتساب، سواءً كان ذلك في مستندات الاستلام أو فواتير الشراء، والتسجيل الصحيح للقيود بالكميات الفعلية.

4- المشتريات مصنفة بشكل سليم (التبويب): 

على المدقق أن يتحقق من تصنيف المشتريات الى مشتريات نقدية وآجلة إن كانت هذه الأصناف موجودة، وكذلك الفصل بين مشتريات البضاعة والمشتريات الخاصة بالاصول الثابتة والاستثمارات وغيرها مما لا يندرج تحت مسمى البضاعة.

إن عملية التصنيف المناسبة تساعد في الحصول على النسب والمؤشرات المالية ذات العلاقة بشكل أدق مما لو لم يتم الفصل بين هذه الأنواع من المشتريات، وبالتالي يمكن مستخدمي البيانات المالية من اتخاذ القرارات المناسبة الخاصة بالشركة.

5- المشتريات مسجلة في التواريخ الصحيحة (الحد الفاصل)

على المدقق أن يقوم بالتحقق من أن عمليات المشتريات مسجلة في الفترة المناسبة، وفي هذه الحالة من المهم أن يهتم المدقق بفترة الحد الفاصل، وهي الفترة التي تسبق وتلي نهاية السنة بحوالي أسبوعين حيث يقوم بفحص عينة من مستندات الاستلام ومقارنة تواريخها مع فواتير المشتريات ويومية المشتريات وأستاذ الذمم الدائنة.

إن هذه العملية تمكن المدقق من التحقق من مدى وجود تضخيم أو تخفيض في عمليات المشتريات.

ملخص الفصل

تناول هذا الفصل شرح دورة المشتريات والحسابات الخاصة بها والمستندات التي تنشأ خلال هذه الدورة ومن ثم الاجراءات الرقابية التي تضعها الادارة على دورة المشتريات واختبارات الرقابة والاختبارات التفصيلية التي يقوم بها المدقق للتحقق من تأكيدات الادارة الخاصة بعمليات المشتريات والتي تتعلق بالحدوث والاكتمال والدقة والتصنيف والحد الفاصل.

فقد تم شرح حسابات دورة المشتريات والعلاقة بين هذه الحسابات وكذلك تعريف المستندات والسجلات ذات العلاقة والتي تتكون من طلب الشراء وأمر الشراء ومستند الاستلام وفاتورة المشتريات وميزان مراجعة الذمم الدائنة.

وتم شرح المنهجية التي يتبعها المدقق في تحديد وتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات والتي تشمل أربع خطوات أساسية تتكون من:

1 ـ دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المشتريات.

2 ـ تقدير مخاطر الرقابة المخططة في دورة المشتريات.

3- تقييم تكاليف ومنافع اختبارات الرقابة الخاصة بالمشتريات.

4- تحديد اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات.