8  . المخزون السلعي Merchandizing Inventory

المخزون السلعي أحد الأصول المتداولة، وتختلف طبيعة المخزون حسب كون الشركة تجارية أو صناعية، فالمخزون في الشركة التجارية يتكون من السلع التي اشترتها المنشأة من أجل إعادة بيعها خلال عملياتها العادية، أما في الشركة الصناعية، فالمخزون يتكون من ثلاثة أقسام السلع الجاهزة، والمواد الخام ، والبضاعة تحت التصنيع (أو تحت التشغيل). والمخزون السلعي من أهم بنود الميزانية ومن أهم مكونات رأس المال العامل في الشركات التجارية والصناعية، وله تأثير كبير في تحديد تكلفة المبيعات والتي تعتبر أحد المكونات الرئيسة لقائمة الدخل. لذلك يجب العناية بعملية تحديد كمية المخزون التي ستظهر في الميزانية وبالتالي الاهتمام بتكلفة المبيعات. وهذا يتطلب عملية الجرد الفعلي للتحقق من الوجود الفعلي للمخزون وكذلك التأكد من ملكية المخزون وتقييمه، فيتم التأكد فيما إذا كان جزء من المخزون يمثل بضاعة أمانة حيث يجب استثناؤه من المخزون، كذلك يجب الانتباه إلى البضاعة في الطريق لتحديد فيما إذا كانت ملكية الشركة أم لا ، وهذا يعتمد على شروط الشحن. فإذا كانت الشروط تسليم ميناء البائع FOB Shipping Point فإن البضاعة تعتبر ملك المشتري من تاريخ تسليمها لشركة الشحن. وإذا كانت شروط الشحن تسليم ميناء المشتري FOB، Destination، فإن ملكية هذه البضاعة لا تنتقل للمشتري إلا بعد وصول البضاعة.

1.8 الرقابة الداخلية على المخزون.

إن دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المخزون يتطلب دراسة وفهم الوظائف ذات العلاقة بدورة المخزون والتي تشمل ما يلي:

1 ـ إصدار طلبات الشراء.

2- تشغيل أوامر الشراء.

3 ـ استلام المواد الخام.

4- تخزين المواد الخام.

5ـ صرف المواد للتصنيع.

6- تخزين البضاعة التامة.

7 ـ شحن البضاعة المباعة.

وقد تم بيان هذه الوظائف والمستندات الخاصة بها في الفصل الثالث عشر الخاص بدورة المشتريات، ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار أن دورة المخزون تتداخل مع دورات أخرى، وذلك من خلال الأمور التالية: 

1- العمليات الخاصة بالحصول على المواد الخام وتسجيلها وهذا يتم من خلال دورة المشتريات.

2 ـ المدفوعات النقدية مقابل مشتريات المواد الخام والبضاعة الجاهزة ومدفوعات مقابل الرواتب والأجور الخاصة بالإنتاج.

3- نقل الأصول داخلياً حيث يتم ضمن دورة المخزون.

4 - شحن البضاعة وتسجيل إيرادات المبيعات وتكلفة المبيعات من خلال دورة المبيعات والتحصيل.

5 ـ مشاهدة المخزون السلعي وغيره من خلال دورة المخزون.

إن نظام الرقابة الداخلية على المخزون يجب أن يحقق جميع الأهداف الرقابية التي تساعد في تكوين تأكيد معقول عن كافة تأكيدات الادارة، وبالتالي فإنه لا بد من أن يوفر النظام الرقابي على المخزون الأمور التالية:

1- أن يكون هناك تفويض مناسب لكافة عمليات الشراء سواءً ما يتعلق منها بالمواد الخام أو البضاعة الجاهزة، وبالتالي فإن نظام الرقابة الداخلية يجب أن يحقق هذا الهدف لمنع حصول أية عملية شراء بدون تفويض.

2- أن يوفر النظام المحاسبي جميع المتطلبات الضرورية للحصول على تأكيد معقول عن حدوث ودقة واكتمال عمليات التسجيل الخاصة بالمخزون بالإضافة الى التوقيت المناسب لتسجيل هذه العمليات وترحيلها وتلخيصها.

3- أن المخزون المستلم يتطابق مع المعايير والمواصفات الموضوعة من قبل الشركة، وأن تتم المحاسبة عليه بشكل سليم.

4- أن يكون هناك نظام متكامل للتكاليف، يساعد في تحقيق الدقة في تسجيل كافة التكاليف الخاصة بالمخزون والمحاسبة عليها بالشكل السليم باستخدام نظم التكاليف المعروفة سواء كان نظام أوامر التشغيل أو نظام تكاليف المراحل بالإضافة الى نظام التكاليف المعيارية.

5- أن تكون هناك سياسات واضحة موضوعة من قبل الادارة فيما يتعلق بتقييم المخزون وفحصه من أجل مراقبة التالف والمتقادم، ومراقبة الطلب على المخزون وتحديد نقطة إعادة الطلب والحيلولة دون حدوث عجز في المخزون أو زيادة المخزون عن الاحتياجات المقدرة والمحددة مسبقاً مع الأخذ بعين الاعتبار أي مستجدات تتعلق بالطلب من حيث الكميات والمواصفات.