الهيكل التنظيمي لنشاط التدقيق الداخلي :
تختلف سيناريوهات الوضع التنظيمي لوحدات التدقيق الداخلي من مؤسسة إلى أخرى، فما يتلاءم مع مؤسسة قد لا يتلاءم مع مؤسسة أخرى، لذلك هناك عدد من العوامل تلعب دوراً رئيسياً في تحديد الهيكل التنظيمي الملائم للمؤسسة منها طبيعة عمل المؤسسات ، وحجم أعمال تلك المؤسسات، إضافة إلى استراتيجيات التدقيق التي يتم تبنيها من قبل لجان التدقيق في مجالس الإدارة إضافة إلى سياسة مجالس الإدارة في مدى الاهتمام بنشاط التدقيق الداخلي ومتابعة نتائجه، كما أن حجم كوادر التدقيق الداخلي وكفاءة موظفيه يلعب دوراً هاماً في تحديد الهيكل الملائم.
وفي ظل هذه المتغيرات هناك ثلاثة سيناريوهات للهياكل التنظيمية لوحدات التدقيق الداخلي هي:۔
1 ـ السيناريو الأول - هيكل المجموعات العامة .
2- السيناريو الثاني - الهيكل المتخصص .
3 ـ السيناريو الثالث ـ يجمع بين هيكل المجموعات العامة والهيكل المتخصص .
وفيما يلي توضيحاً لهذه الهياكل :
السيناريو الأول : المجموعات العامة :
يقوم هذا السيناريو على تقسيم المدققين الداخليين إلى مجموعات تنظيمية وتحت مسؤولية رؤساء مدققين أو مدققين رئيسيين ... الخ، وبغض النظر عن التخصص بحيث يمكن تنفيذ أي مهمة لدى أي نشاط أو مركز عمل من قبل أي فريق، وقد يكون هذا السيناريو مناسباً للمؤسسات التي لا يوجد تعقيد في عملياتها وتميل أنشطتها إلى البساطة .
وفيما يلي أهم مزايا هذا السيناريو:۔
1 ـ يعطى لمدير نشاط التدقيق الداخلي المرونة في تنفيذ خطة ادارته ، حيث إن غياب موظفين معينين لا يشكل عائقاً في تنفيذ مهام التدقيق الداخلي لدي أي دائرة أو قسم كونه يتم تنفيذ أي مهمة من قبل أي فريق.
2- يعطي مرونة لمدير نشاط التدقيق الداخلي في تنفيذ طلبات الإدارة العليا خارج خطة إدارة التدقيق، بحيث يتم تكليف، أي مدقق لتنفيذ المهام التي يتم تكليف إدارة التدقيق بها .
3- سهولة إجراء تنقلات للمدققين بين المجموعات المختلفة، حيث إن كافة المدققين يقومون بنفس الأعمال لذلك تكون عملية التنقلات سهلة وليست بحاجة إلى إعادة تأهيل أو تدريب للمدققين.
4- تشجيع المدققين الداخليين على تطوير كفاءتهم، لا سيما وأن المدقق يمكن أن يُكلّف بأي مهمة في أي مركز عمل أو نشاط لذلك هو بحاجة إلى تطوير نفسه في كافة أنشطة المؤسسة .
5 ـ ترسخ مفهوم المدقق الشامل، حيث أن المدقق يكتسب معارف وخبرات من كافة أنشطة المؤسسة، الأمر الذي يساعده في تبوّء مناصب إدارية لدى المؤسسة في المستقبل.
ولكن يُعاب على هذا السيناريو ما يلي :۔
1 ـ ضعف كفاءة نتائج التدقيق على المدى الطويل خاصة للأنشطة التي تتطلب كفاءة عالية وتمتاز أعمالها بالتعقيد.
2- يقلل فرص اعتماد الإدارة العليا على إدارة التدقيق الداخلي في الاستشارات في ظل عدم وجود مدققين متخصصين في أنشطة المؤسسة الرئيسية.
3 ـ قد لا يناسب هذا السيناريو المؤسسات ذات الانشطة المتخصصة والتي تمتاز بالتعقيد .
السيناريو الثانـي : الهيكل المتخصص :
يقوم هذا السيناريو على توزيع المدققين الداخليين على مجموعات تدقيق متخصصة ، ويراعى ان يكون المدقق الداخلي مؤهل للأنشطة التي يقوم بالتدقيق على إجراءاها.
وهذا السيناريو يناسب المؤسسات الكبرى ذات الأنشطة المتعددة والمنتجات المتنوعة والتي تمتاز بالتعقيد ، وتتطلب خبرات وكفاءات متخصصة مثل البنوك وشركات الاتصال والشركات المالية وشركات النفط ... الخ .
وفيما يلي أهم مزايا هذا السيناريو:۔
1- زيادة كفاءة نتائج عمليات التدقيق، لاسيما وأنها تتم من قبل مدققين متخصصين كل في مجاله، وهذا يزيد من الثقة في نتائج عمليات التدقيق الداخلي وزيادة الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات من قبل الإدارة العليا .
2- تزيد من فرص اعتماد الإدارة العليا على إدارة التدقيق الداخلي في تقديم خدمات الاستشارات، خاصة في ظل توفر مدققين متخصصين لديهم القدرة والكفاءة في تنفيذ عمليات استشارية تعمل على إضافة قيمة للمؤسسة وتساعد الإدارة العليا على اتخاذ قراراتها بناءً عليها.
3- تعزيز شخصية المدقق الداخلي وزيادة الثقة به والتعاون معه من قبل الجهات الخاضعة للتدقيق، سيما وأنهم يتعاملون مع مدققين خبراء يمكن أن يقوموا بإضافة قيمة للجهات الخاضعة للتدقيق.
4 ـ تعزيز قدرة إدارة التدقيق الداخلي في إجراء التحقيق المبدئي في عمليات الاحتيال التي تتم في جوانب متخصصة، وبإجراءات معقدة في الغالب بحاجة إلى خبرات متخصصة للقيام بإجراءات التحقيق.
5 ـ تنمية مهارات المدققين الداخليين في المشاركة في ورش عمل أنظمة الرقابة الداخلية المستندة إلى المخاطر» Assessment CSA Control Self » التقييم الذاتي للرقابة وتعزز من قدرتهم على العمل كمنسقين لورش العمل Facilitator.
ولكن يعاب على هذا السيناريو:۔
1 ـ يحد من مرونة مدير نشاط التدقيق الداخلي في تنفيذ خطة إدارة التدقيق الداخلي لاسيما في ظل غياب مدققين متخصصين سواء في أجازات أو مهام خارجية كاللجان أو غيرها، وتزيد هذه الحدة في ظل وجود عدد محدود من المدققين في بعض الأنشطة .
2- وجود صعوبة في إجراء تنقلات بين المدققين الداخليين في ظل وجود متخصصين مما يستلزم ضرورة تخصيص وقت للتدريب والتأهيل.
3 ـ قد يكون هناك تأثير على الموضوعية في ظل وجود عدد محدود من المدققين لأنشطة معينة ، بحيث يقوم نفس الفريق وفي كل مرة بتنفيذ المهمة .
السيناريو الثالث : الجمع بين المجموعات العامة والتخصص :
وفيما يلي الهيكل المقترح لهذا السيناريو : ـ
يقوم هذا السيناريو على توزيع بعض المدققين على مجموعات متخصصة تستلزم وجود خبرات متخصصة مثل تكنولوجيا المعلومات أو الشؤون المالية وباقي المدققين يتم توزيعهم على مجموعات عامة .
وقد يكون هذا السيناريو مناسب لغالبية المؤسسات، ويمكن من خلاله تلافي بعض العيوب الذي تم الإشارة إليها في السيناريوهات السابقة .
لذلك على المؤسسة أن تقوم بتصميم الهيكل التنظيمي لإدارة التدقيق الداخلي بما يتناسب مع طبيعة عملها ورؤيتها لنشاط التدقيق الداخلي. وكذلك في ظل كلفة تطبيق التدقيق المتخصص لبعض الجوانب خاصة في ظل محدودية الأنشطة المتخصصة.
ومن الجدير ذكره أن بعض المؤسسات قد تلجأ إلى ایكال مهام تدقيق بعض الأنشطة إلى جهات خارجية بموجب عقود Outsourcing خاصة الأنشطة الفنية وبعضها أيضأ تلجأ إلى شراء خدمة تدقيق أنظمة تكنولوجيا المعلومات .
