المبدأ الخامس: على المؤسسة محاسبة الأفراد حول مسؤولياتهم ضمن نظام الرقابة الداخلية في متابعة تحقيق الأهداف :
التزامات الإدارة :
ــ المؤسسة بحاجة إلى وضع آلية لتحميل الأفراد مسؤولياتهم تجاه أهداف الرقابة الداخلية، ويجب توثيق هذه الآلية.
ــ على المدقق الأخذ بالاعتبار المخاطر الناشئة عن عدم التزام بعض الأفراد بتحمل مسؤولياتهم.
ــ إذا كان نظام المحاسبة غير فعّال على الإدارة والتدقيق تحديد وتقييم المخاطر التي لم يتم تخفيض آثارها.
ويتطلب هذا المبدأ ما يلي :
1- تتم المساءلة من خلال الهيكل والصلاحيات والمسؤوليات ؛ بحيث تحدد الإدارة الآليات اللازمة لتحميل الأفراد المسؤولية عن أداء عمليات الرقابة الداخليـة فـي مختلف أنشطة المؤسسـة وتنفيـذ الإجـراءات التصحيحية.
وترتبط المساءلة بالمستويات للإدارة العليا من خلال فهمها لمسؤوليات الرقابة الداخلية بحيث تتعزز هذه المساءلة من خلال :
- وضوح توقعات الإدارة مع قواعد النزاهة والقيم الأخلاقية.
- توفير توجيهات من الإدارة نحو الرقابة الداخلية.
- توفير وسائل اتصـال تصاعدية للموظفين ومزودي الخدمات الخارجيين.
- التزام الموظفين بالأهداف الجماعية الخاصة بالمؤسسة.
ـ استجابة الإدارة لمخالفات المعايير وقواعد السلوك.
2- تحديد مقاييس وحوافز ومكافآت للأداء ؛ حيث يقـوم مجلس الإدارة والإدارة العليا بتحديد هذه المقاييس ولكافة المستويات الإداريـة مـع الأخذ بعين الاعتبار تحقيق الأهداف على المدى القصير والطويل. ومن مقاييس النجاح وضوح الأهداف وتحديد العواقب والتأقلم مع التغييرات.
إن مقاييس وحوافز ومكافأة الأداء تدعم نظاماً فعالاً للرقابة الداخليـة مـادام يتم تعديلها بما يتناسب مع أهداف المؤسسة.
3- تقييم مقاييس وحوافز الأداء ؛ حيث يقوم مجلس الإدارة والإدارة بتقييم أداء الموظفين وفرق العمل بصورة دورية وفقاً للمقاييس الموضوعة، وعلى أن يـتم مراجعـة مقاييس الأداء بصورة دوريـة للتحقـق مـن كفايتهـا بالنسبة للحوافز والمكافآت ومدى توافقها مع الأهداف والتوقعات الأخرى للإدارة والموظفين والمزودين الخارجيين.
4- مراعـاة الضغوط المفرطـة ؛ حيـث يقـوم مجلـس الإدارة والإدارة بتقييم الضغوط المرتبطة بتحقيق الأهداف أثناء توزيع المسؤوليات وتطـوير مقاييس الأداء، حيث إن الأهداف بطبيعتها تخلق ضغوطاً داخل المؤسسة.
إن الضغوط غير المناسبة والمفرطـة قـد تـؤدي إلـى خـوف الموظفين مـن العواقب الناتجة عن عدم تحقيق الأهداف، وقد يتم التفكير في التورط في أنشطة احتيال أو فساد إداري.
وفي غالبية الأحيان ترتبط الضغوط المفرطـة ببعض العناصر منها على سبيل المثال :
ـ وضع أهداف غير واقعية.
ـ تضارب المصالح بين الجهات ذات العلاقة.
ـ عدم التوازن بين مكافآت الأداء المالي ومكافآت أصحاب المصالح.
5 ـ تقييم الأداء ومكافأة الافراد أو عقابهم : يقوم مجلس الإدارة والإدارة العليا بتقييم أداء مسؤوليات الرقابة الداخلية بما في ذلك الالتزام بمعايير السلوك ومستوى الكفاءة ومنح المكافآت، أو فرض العقوبات المناسبة بحيث يقوم مجلس الإدارة بتقييم أداء الرئيس التنفيذي والذي يقوم هو بدوره بتقييم فريق الإدارة العليا والتي تقوم هي بدورها بتقييم أداء الإدارات والأفراد وهكذا.
ويراعى مدى الالتزام بمعايير السلوك ومستويات الكفاءة المتوقعة، ويتم منح المكافآت اللازمة التي قد تكون مالية أو أسهم أو ترقية، أو فرض عقوبات مناسبة عند وجود انحرافات .
