‏عندما يوجد فرد معين (مرسل) الذي توجد لديه فكرة أو معلومة مجموعة من الأفكار والمعلومات (رسالة أو رسائل) التي يريد أن يوصلها شخص أو فرد آخر (مستقبل) بهدف التأثير فيه، في مثل هذا الوضع يتوجب على المرسل القيام بتحديد الفكرة أو الأفكار الموجودة لديه تحديدا دقيقا، كخطوة أولى يقوم بها في اتجاه تحقيق الهدف الذي يسعى اليه، كما ويجب عليه أن يجمع كل المعلومات التي لها علاقة بهذه الفكرة أو الأفكار ويضعها أو يصوغها في رموز معينة، أو أشكال معينة أو الاثنين معا أي أن يقوم بعملية ترجمة للفكرة أو الأفكار إلى  رمز أو مجموعة من الرموز، التي ترسل بصيغة رسالة إلى المستقبل، وحينما تصل إلى حاسة أو أكثر من حواس المستقبل فهو يقوم بعملية فك (فهم) هذه الرموز التي تتضمنها الرسالة، هذا إذا كانت هذه الرسالة من مجال الخبرات المشتركة بين طرفي عملية الاتصال، المرسل والمستقبل، وبعد ذلك يخرج بفكرة، التي من الممكن أن تكون مماثلة لفكرة المرسل، هذا يعني أن الاتصال قد حدث بصور ناجحة لأن المرسل والمستقبل أصبحت لديهم نفس الفكرة الأساسية التي قام بإرسالها المرسل.

وإذا حدث وكانت فكرة المستقبل غير الفكرة الموجودة عند المرسل، معنى ذلك أن الاتصال قد فشل، أي أن المرسل والمستقبل وكأنهم لم يقوموا بالاشتراك بنفس الفكرة، في مثل هذا الموقف من الممكن أن يكون سبب الفشل راجع لكون المرسل لم يقم بإعداد وصياغة الرسالة بالشكل الصحيح والمستوى المناسب لإدراك وفهم مستوى المستقبل، هذا ومن الجهة الأخرى من الممكن أن يكون موضوع الرسالة بعيدا عن أفكاره ورغبات ومطالب المستقبل لذلك فهو لا يعيرها أهمية كافية ولا يعطيها الانتباه اللازم مما يؤدي إلى الفشل في محاولة الاتصال بين الطرفين.

‏وعملية الاتصال التي نتحدث عنها تحدث وتتم بواسطة نقل فكرة أو معلومة معينة بأسلوب واضح من جهة، ومدى استعداد الآخرين للقيام باستقبالها واستيعابها كما هو مطلوب، وتنفيذ مضمونها في نهاية الأمر بطريقة مفيدة وسريعة وقاطعة التي لا مجال للشك فيها، وذلك بعد التأكد والوثوق من مصدر المعلومات ومعرفة المرسل الذي يقوم بعملية إرسال ونقل لهذه المعلومات والرد عليها بالأسلوب المناسب والطريقة المجدية.

‏ويتم الاتصال على أنواعه وصوره بطريقة مباشرة وجها لوجه مثلما يحدث في المحادثات والمناقشات الكلامية، الخطب أو المؤتمرات العلمية والاجتماعية والأحاديث الشفوية، وهنا نقول إن مما لا ‏شك فيه أن طريقة المقابلة على أنواعها المختلفة إذا كانت ناجحة تعتبر وسيلة مهمة لنجاح الفرد الذي يجيد استعمالها في عملية الاتصال الإداري، والمقابلة من إحدى شروطها الهامة وهو وجوب حدوثها بتحديد موعد مسبق، وإتمامها في موعدها دون تأخير حتى لا يشعر الآخرون بالمثل.

ـ الاتصال في اتجاه واحد :

من الممكن أن يكون الاتصال مفردا أو في اتجاه واحد أو في اتجاهين. والاتصال في اتجاه واحد تنقل فيه المعلومات أو الأفكار من المصدر الذي يقوم بإعداد الرسالة وإرسالها إلى المستقبل أو مركز الإرسال، إلى المستقبل أو مركز الاستقبال، بحيث يكون مركز الإرسال، هو البعد الإيجابي بينما يكون موقف مركز الاستقبال سليما تماما، بمعنى أن عملية التفاعل والتبادل تكاد تنعدم في مثل هذا النمط. أي أن هذا النمط يشير في بعض جوانبه إلى الاتصالات الجمعية، ومثال على ذلك ما يحدث داخل غرفة الصف مع المعلمين التقليديين أو المحاضرين الذين يقفون في مركز الإرسال والأحداث يرسلون المعلومات أو التعليمات والمعرفة إلى الطلاب، دون إعطائهم الفرصة للاشتراك في المحادثة أو المناقشة، هذا النوع من الاتصال في معظم الحالات يكون في اتجاه واحد، وفي معظم الأحيان والحالات يطلق عليه اسم الاتصال الناقص لعدة أسباب مثل عدم اهتمامه بالطرف الآخر المتصل به، لذا فهو يعتبر سمة من سمات القيادة المتسلطة؛ لأنه يقوم على مخاطبة شخص لغيره، والغير ينصت فقط، لذلك فإن الأثر الذي يتركه ناقص لأنه يتجه إلى اتجاه واحد من المرسل إلى المستقبل دون أن تكون ردود فعل من جانب المستقبل، أي أن المستقبل في مثل هذه الحالة يعتبر مستمع فقط ولا يستطيع التعليق أو الإجابة لما يصل إليه من معلومات من قبل المرسل بمعنى آخر في مثل هذا النوع من الاتصال لا تكون تغذية عكسية التي تلعب دورا له أهمية كبيرة جدا، لأنها تخبر المرسل أو القائم بالاتصال بأن رسالته حظيت بالتفسير والقبول، ويمكن القول إن التغذية العكسية هي عبارة عن الرسالة التي يقوم المستقبل بإرسالها كرد فعل على رسالة المرسل وتكون في شكل أنساق لفظية أو حركية مثل قول نعم، أو هذا صحيح أو عملية هز الرأس بالموافقة والإيجاب أو رد فعل المستمعين بالوقوف أو القيام بالتصفيق بعد إنهاء المحاضرة أو الدرس.

‏نستنتج مما ذكر أن للتغذية العكسية أهمية كبيرة حيث بواسطتها ندرك ونعرف مدى وصول الرسالة وما هو مضمونها، وهل استطاع المستقبل أن يستوعبها أم أنه لم يستطع فهمها واستيعابها، لذلك يتوجب على القائم بالاتصال أن يكون حساسا لدرجة كبيرة بالنسبة للتغذية العكسية، حتى يحقق التفاعل والتوافق بينه وبين جمهوره، وذلك بأن يعدل وينقح من رسالته وفقا لما يلاحظ على جمهوره من ردود فعل مسموعة في حينه أو فيما بعد.

حدوث مثل هذه الأشياء بين المرسل والمستقبل يجعل مثل هذا النوع من الاتصال ناقص لأنه لا يعطي الفرصة لعملية الاتصال أن تكون متكاملة، تماما كما يحدث عند الاستماع إلى محادثة في التلفاز أو الإذاعة من موضوع معين مهم ولا تكون لديهم الفرصة والإمكانية للمناقشة والمحادثة والتعبير عن رأيهم بالنسبة لهذه المواضيع المثارة بالرغم من وجود وتوافر المعرفة والقدرة اللازمة لذلك.

‏وعليه نقول إن هذا النوع من الاتصال يكون مباشرا في حالات معينة وغير مباشر في حالات أخرى.

والاتصال المباشر في الاتصال الذي تكون فيه العلاقة بين المرسل والمستقبل علاقة مباشرة أي وجها لوجه، أي أنها هي الصورة التقليدية للاتصال في الحياة اليومية، وهذا النوع من الاتصال يتم عن طريق الكلمات المنطوقة بين أفراد الأسرة والجيران والأصدقاء والمدرسين والطلاب والزملاء بالإضافة إلى الزيارات والمقابلات والاجتماعات والمؤتمرات.

‏أما الاتصال غير المباشر فهو ملك الاتصال الذي يوجد عندما يدخل عنصر وسيط بين المرسل والمستقبل، مثل الاتصال التلفوني، أو الاتصال الجماهيري، عندما يتحدث ويخاطب المرسل أفراد لا يعرفهم ولا يعرفونه معرفة شخصية، ولا يستطيع أن يحصل منهم على ما يؤكد رفضهم أو تقبلهم لرسالته، لأن اتصاله بهم غير مباشر أي أنه يستخدم رسائل اتصالية معينة التي لها تنظيم معقد ومكلف، وهي الوسائل المعروفة مثل وسائل الإعلام، الصحافة والمطبوعات، والإذاعة والتلفاز، الصور، الأفلام، الشرائح، الرحلات ، الخ.