أحيانًا تحمل مصطلحات مثل بيروقراطي وبيروقراطية دلالات سلبية. وما تشير الشخصيات البيروقراطية ضمنيًا إلى مجموعة الموظفين الحكوميين،وتفترض أن مجموعة الطرق المحددة للإدارة أهم من الكفاءة الإدارية. عمليا، ساعدت العملية البيروقراطية على تعريض نفسها للنقد، فعادةً ما تُعد مرادفةً للإسراف والتعسف وعدم الكفاءة. ويوجد تعريف ساخر للبيروقراطية يقول إنها: «فن جعل الممكن غير ممكن».تنبع البيروقراطية هيكليًا من مجهود إدارة المؤسسات من طريق الأنظمة المغلقة التي تحمل طابعًا رسميًا وجامدا للحفاظ على النظام المؤسسي.