كيفية التخطيط للاجتماعات:
يتم التخطيط للاجتماعات بشكل عام على النحو التالي:
.1 تحديد الهدف الرئيسي للاجتماع ومن ثم تحديد الاستراتيجيات والسياسات والأهداف التفصيلية له وتحديد الأنشطة.
2. تحديد أهمية الاجتماع.
3. التعرف على الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لنجاح الاجتماع.
4. تحديد المشاركين في الاجتماع.
5. تحديد موعد الاجتماع.
6. تزويد المشاركين بكل ما يتعلق بالاجتماع ويساعد على نجاحه.
7. تكليف لجنة للتحضير للاجتماع وإعداد جدول الأعمال وأخذ آراء الأعضاء حول الاجتماع، وأهم المواضيع المقترحة.
8. توفير المعلومات والتقارير ذات العلاقة بالاجتماع.
9. ترتيب الأولويات حسب أهميتها في جدول الأعمال.
10. دعوة الأعضاء للاجتماع قبل موعده بوقت كافي وموضح فيه جدول الأعمال.
11. تحديد أسلوب الاجتماع وتعيين المدير الذي يتولى تنظيم الاجتماع وإداراته وتوجيه أعضائه أثناء الاجتماع؛ لأنه ليس من الضرورة أن يكون مدير الوحدة التنظيمية هو من يدير الاجتماع.
12. توزيع مواضيع جدول الأعمال على الزمن المحدد للاجتماع.
13. المرونة في خطة الاجتماع بحيث تشمل ما يستجد من أعمال.
14. ضبط الجو العام للعمل أثناء عقد الاجتماع.
15. دراسة سلبيات وإيجابيات الاجتماعات السابقة والاستفادة منها.
16. يخطط للاجتماعات حسب التخصص مع بداية الدراسة وتخصيص وقت مناسب لها.
