يتم إجراء المقابلة في خطوات مرنة وهي أجزاء يكمل بعضها الآخر:

1-  الإعداد:

ويتمثل في التخطيط المسبق وإعداد المحاور الرئيسية للمقابلة وموضوعات المناقشة وتحديد أسلوب بدأ المقابلة والأسئلة الرئيسية والاطلاع على المعلومات المتحصل عليها بطرق ووسائل أخرى.

2 - الزمان:

يجب أن يكون الزمان كافياً لإجراء المقابلة، فالمقابلة العاجلة لا تأتي بنتيجة، ويختلف تحديد الوقت من مبحوث لأخر، غير أن متوسط الوقت لكل مبحوث على حدة هو 45 دقيقة.

3 - المكان:

هو غرفة خاصة هادئة خالية من الضوضاء والمقاطعات والتدخلات، وكل ما كانت في مكان يألفه المبحوث كانت أفضل مما يساعده على الاسترخاء والراحة والشعور بالطمأنينة، كما أن أثاث الغرفة يجب أن يكون مرتباً ومتناسقاً.

4- البدء:

 يبدأ عادة الاخصائي القائم بالمقابلة بالترحيب وحديث عام عن الطقس مثلاً حتى لا تكون البداية حادة للمبحوث، ويدخل في الموضوع تدريجياً، أما المقابلة اللاحقة فيتم التطرق فيها للموضوع مباشرة.