كيفية استخدام أدوات العلاقات العامة الخارجية في بناء علاقات المؤسسة 

بناء علاقة المؤسسة الخارجية يحدث من خلال تواصل العلاقات العامة مع الجمهور لذلك، تقوم المؤسسة باستخدام هذه الأدوات للقيام بتلك العملية وهي:

الأنشطة الخارجية:

تقوم المؤسسة بإقامة أنشطة خارجية بهدف توسيع علاقاتها وزيادة أعداد المتابعين لها، مثل:

* تنظيم الاحتفالات.

* المشاركة في الأعمال الخيرية.

* تعريف الجمهور بالشركة وشرح منتجاتها وخدماتها.

استقبال الشركة للعملاء ولضيوف الشركة:

علي المؤسسة أن تهتم بجمهورها ومساعدتهم سواء كانت هذه المساعدة داخل المؤسسة من خلال:

1. استقبالهم بالمؤسسة وشرح خدماتها المختلفة لهم والإجابة عن استفساراتهم من خلال الأقسام المختصة.

2. انتظار الوفود الأجانب في أماكن وصولهم سواء في المطارات أو استقبالهم في الأماكن المناسبة لهم، وتقديم لهم كافة الخدمات والمساعدات سواء كانت لإقامتهم أو الخدمات الخاصة بمنتجات الشركة.

هذا مما يقوي علاقة المتعاملين مع المؤسسة ويعطي انطباع لدي الجمهور باهتمام المؤسسة بهم مما يزيد ولائهم لها.

إقامة الندوات والاحتفالات الخارجية:

يمكن للندوات الخارجية التي تقيمها المؤسسة أن تزيد من أعداد المتابعين لها والتي تقوم فيها المؤسسة بشرح خدماتها، أو أن تقوم بإقامة ندوة تثقيفية لمختلف المجالات.

بناء علاقات المؤسسة بوسائل التواصل المختلفة من الصحافة والإعلام

من المهم للمؤسسات أن تقوم بمشاركة أخبارها ونشاطاتها مع الجمهور من خلال وسائل التواصل المختلفة ومن خلال المتحدثين الرسميين لها.

الذين يقومون بشرح أهم الأحداث في المؤسسة لمشاركة الجمهور بجميع مستجدات المؤسسة سواء من خلال: المجلات والجرائد، التلفاز، الراديو، وسائل التواصل الاجتماعي.

للحفاظ على اسم المؤسسة لدى العملاء دائما ودفعهم نحو متابعة أخبارها واهتمامهم بها.

الحفاظ على وسائل التواصل مع الجمهور

تقوم المؤسسات بتخصيص جزء من ميزانيتها للحفاظ على بقائهم على اتصال مع الجمهور مثل حجز مساحات مخصصة بالجرائد للكتابة عن المؤسسة ومتابعة أخبارها.

ومن الممكن أيضا القيام باللقاءات الصحفية وتنظيم المؤتمرات، لضمان بقاء المؤسسة على تواصل مع عملائها.

كل تلك الوسائل تخدم عملية بناء العلاقات العامة بين الجمهور والمؤسسة، لذلك على المؤسسات الاهتمام بها وتخصيص ميزانية لها للقيام بها بالطرق المناسبة لنوعية نشاط المؤسسة ومتابعيها.