خامساً: المبادئ الرقابية الخاصة بالمراقبة

Monitoring

وقد تم شمولها بالمبدأين السادس عشر والسابع عشر.

المبدأ السادس عشر: على المؤسسة تطوير وتنفيذ عمليات تقييم مستمرة ومنفصلة لإعطاء تأكيد بأن مكونات نظام الرقابة الداخلية موجودة ويتم تطبيقها.

مسؤوليات الإدارة :

- المراقبة يجب أن تتضمن المراقبة المستمرة ما دامت ملائمة.

- المراقبة المنفصلة يجب أن تؤدى بطريقة ملائمة.

ـ على المدققين الداخليين تقييم فاعلية عمليات المراقبة.

ويُقصد بذلك مراقبة نظام الرقابة الداخلية على مدار الساعة من خلال تقييم نوعية وجودة الأداء وتتم هذه العملية بطريقتين:

ــ المراقبة المستمرة للأنشطة Ongoing Monitoring Activities.

ــ التقييمات الدورية المنفصلة Separate Evaluations.

حيث إن المراقبة المستمرة تتضمن ضوابط يتم تصميمها ضمن المسار الطبيعي للأنشطة التشغيلية، ويتم تطبيقها بشكل فعلي ولحظي وتتمتع بالمرونة لتستجيب لأية تغيرات في الظروف المحيطة وبشكل فاعل، فإن هذا النوع من المراقبة يتميز في سرعة اكتشاف نقاط الخلل لمعالجتها في الوقت المناسب.

أما التقييمات الدورية فهي مجموعة من الأنشطة الرقابية تؤدى بشكل منفصل عن سير العمليات التشغيلية، وتتم لاحقاً بعد إتمام العمليات، وهنا يجب مراعاة طبيعة عمل المؤسسة ودرجـة التغيـر فـي الظروف المحيطـة وقـدرة وكفـاءة الموظفين الذين يقومون بإجراءات التقييم ونتائج عمليـة المراقبـة المستمرة للأنشطة.

ويقوم بهذه التقييمات عادة المدققون الداخليون أو جهات أخرى منفصلة عن الأنشطة التي يتم تقييمها أو قد تؤدى من أطراف خارجية مثل المدققون الخارجيون.

كما أن نطاق ومدى تكرار إجراء التقييمات الدورية المستقلة يعتمد بشكل أساسي على تقييم المخاطر وإجراءات المراقبة المستمرة .

وأفضل مثال عملي في هذا المجال وجود إدارة تدقيق داخلي مستقلة تقوم برفع تقارير دورية إلى لجنة التدقيق ومجلس الإدارة تبين الانحرافات في أنظمة الرقابة الداخلية وتوصياتهم بشأن معالجتها، وكذلك رفع تقارير من المدققين الخارجيين ومدققي البنك المركزي ومدققي ديوان المحاسبة إلى لجنة التدقيق بحيث يتم دراسة هذه التقارير من قبل اللجنة واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

ومن الجدير بيانه هنا هو ضرورة الفصل بين التقييمات المستمرة والمنفصلة ضمن الهيكل التنظيمي بحيث لا تُوكَل هذه المهام معاً لوحدة تنظيمية واحدة، وذلك للأسباب التالية : 

1 ـ التقييمات المنفصلة يقوم بها المدققون الداخليون وهم خارج الدورة المستندية، أي أن مهامهم تبدأ من بعد انتهاء الدورات المستندية ، أي لاحقاً للحدث، بينما التقييمات المستمرة هي جزء من الدورة المستندية، وفي الغالب تكون ضمن الدورة المستندية، فلا يصح أن يقوم التدقيق الداخلي بالمهمتين معاً .

2 ـ التقييمات المستمرة تخضع للتدقيق والتقييم من قبل إدارة التدقيق الداخلي، وبالتالي لا يجوز للتدقيق تقييم نشاط يكون تابعاً لها (تناقض في المهام).

3 ـ التدقيق الداخلي يتمتع باستقلالية تجعله يتبع إلى لجنة التدقيق في مجلس الإدارة، بينما التقييمات المستمرة تتبع في الغالب إلى الإدارة التنفيذية وأعلى تبعية لها الرئيس التنفيذي .  

4- وجود المهمتين في وحدة تنظيمية واحدة يخلق توتر ومشاحنة بين أفراد إدارة التدقيق الداخلي الذي يقومون بالمهمتين معاً ، فالمدقق على الأحداث اللاحقة قد يكتشف وجود بعض المخالفات في معاملات قام زميل له بالتدقيق عليها بشكل مسبق مما يؤدي في النهاية إلى التأثير على موضوعية المدققين، وبالتالي على موضوعية إدارة التدقيق الداخلي كاملة.

لذا نرى أن يتم الفصل بين هذه المهام في الهيكل التنظيمي بحيث يقوم بكل نوع وحدة تنظيمية مستقلة، حتى نحافظ على استقلالية وموضوعية إدارة التدقيق الداخلي والمكلفة بالقيام بالتقييمات المنفصلة . 

المبدأ السابع عشر: على المؤسسة إيصال نقاط الضعف في أنظمة الرقابة الداخلية  الناتجة عن عمليات التقييم إلى الجهات المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات التصحيحية والمتضمنة الإدارة العليا ومجلس الإدارة إذا استلزم الأمر. 

مسؤوليات الإدارة :

على المدقق تقييم ما يلي :

ـ ما هي نقاط الضعف في الرقابة الداخلية .

ـ الجهة المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات التصحيحية .

ـ وجود دليل أن الإجراءات التصحيحية قد تم اتخاذها في حينها.

تشمل عملية متابعة إيصال نتائج القصور في أنظمة الرقابة الداخلية التقييمات المستمرة والمنفصلة، وعلى الإدارة أن تقوم بوضع إجراءات محددة للإبلاغ عن أوجه القصور في أنظمة الرقابة الداخلية، وذلك استناداً إلى المعايير الدولية التي تقررها الهيئات التنظيمية والجمعيات المهنية المختصة ، وكذلك اللوائح والأنظمة الداخلية للمؤسسة بحيث يتم تحديد إلى من يتم التبليغ وكيف يتم التبليغ .

وحتى يتم تفعيل عمليات المتابعة يتم عادة إبلاغ كافة الجهات المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات التصحيحية، وكذلك المستويات الإدارية المسؤولة عن هذه الجهات، وذلك لتوفير الدعم اللازم للقيام بعمليات التصحيح.

وكذلك على الإدارة ابلاغ مجلس الإدارة عن حالات عدم الاستجابة بالقيام بإجراءات التصحيح .