طبيعة التكاليف الإضافية "غير المباشرة"  

هي تلك التكاليف التي لا تخص خدمة معينة بذاتها ، ويمكن اعتبارها بمثابة تكاليف عامة تفيد النشاط ككل وتحدث لأسباب عديدة ، وبالتالي ينبغي توزيعها على مختلف الخدمات المؤداة، وتخصيصها ، فهي قد تمثل نسبة كبيرة في هيكل تكاليف منشآت الخدمات كالمستشفيات والمدارس وغيرها. 

وقد ترتبط في جزء منها بالهيكل التنظيمي ككل ، بينما يرتبط جزء آخر منها بطبيعة مراحل تشغيل وانجاز الخدمة، فقد ينتج عن قرار إدارة مكتب للمحاسبة والمراجعة بتقسيم نشاط المكتب المهني إلى عدة أقسام مثل المراجعة أو الضرائب أو الاستشارات أو المحاسبة أو التدريب، وبالشكل الذي يمكن من إدارة وتوجيه وتدعيم ورقابة هذه الأنشطة بفعالية أكثر . قد يترتب على هذا الإجراء أن تظهر كثير من عناصر التكاليف التي تخدم هذه الأقسام مجتمعة ،وتفيدها، وبالتالي تكون بمثابة تكاليف عامة ينبغي توزيعها وفقاً للمدخل التقليدي على هذه الأقسام أولاً ، ثم تخصيصها بعد ذلك على ما تؤدية تلك الأقسام من خدمات.

ونعني بكلمة تخصيص التكاليف، أن يتم توزيعها على أسس معينة ملائمة تعبر عن وحدة التكلفة حيث ينبغي أن تكون هناك علاقة سببية ومفهومة بين عنصر التكاليف المراد توزيعها ، وبين وحدة التكلفة المستخدمة في إجراء التوزيع ، فتكاليف تدفئة المباني وإنارتها وإهلاكها وصيانتها – كعناصر للتكاليف الإضافية غير المباشرة - يمكن أن توزع على مختلف الأقسام على أساس المساحات التي تشغلها تلك الأقسام ، وذلك لأن هناك علاقة سببية واضحة ومفهومة بين تلك العناصر وبين المساحة التي يشغلها كل قسم وبالتالي يمكن استخدام المتر المربع كوحدة حساب " أساس توزيع " لتلك التكاليف. 

وبصفة عامة فإن التكاليف الإضافية كاستهلاك المباني والآلات والمعدات، وتكاليف الكهرباء والمياه والصيانة ، والمواد والمهمات والمطبوعات، والأجور والمرتبات الخاصة بعمال الخدمات المعاونة تعد أمراً ضرورياً، ويتم إنفاقها عادة بقصد الحصول على الطاقات والتسهيلات اللازمة للعمل، أو للمحافظة على تلك الطاقات والإمكانات، وتوفير المناخ الملائم لانجاز الخدمات. ومع هذا فأنه لا يمكن تحميل هذه التكاليف وربطها بخدمة محددة فهي تكاليف تأخذ صفة العمومية، وبالتالي ينبغي على محاسب التكاليف إيجاد الطريقة المناسبة لتوزيع وتخصيص هذه التكاليف على ما يتم انجازه من خدمات وفي إطار منطقي.

وكما تعرفنا من قبل فإن هذا التوزيع وفقاً للمدخل التقليدي يستلزم إعداد معدلات التحميل الملائمة، ورغم أن أسهل طريقة لتحميل التكاليف الإضافية وتوزيعها تقضي الانتظار إلى أخر الفترة المحاسبية حيث يتم حصر هذه التكاليف فعلياً وتوزيعها إلا أن هذه الطريقة معيبة لأن الفترة المحاسبية قد تكون طويلة لدرجة قد لا تمكن من توفير بيانات سريعة خلالها عن تكاليف الخدمات، وبالتالي فقد يعيق ذلك من اتخاذ العديد من القرارات لعل من أهمها قرار تسعير الخدمات التي تم إنجازها سريعاً خلال تلك الفترة حيث يتطلب الأمر في هذه الحالة الانتظار حتى نهاية الفترة المحاسبية ، وحصر هذه التكاليف فعلياً، وتوزيعها ، وتحديد نصيب تلك الخدمات منها تمهيداً لتسعيرها ،وهو أمر غير منطقي وغير عملي.

لذلك فقد استقر رأي محاسبي التكاليف على ضرورة تحديد معدل تحميل تقديري في بداية كل فترة محاسبية بحيث يتم تحديده بناء على تقديرات التكاليف الإضافية لكل قسم خدمات مهني خلال فترة قادمة وتقدير حجم نشاطه مقاسا بوحدة قياس معينة ملائمة، وبالطبع فإن تحميل الخدمات بنصيبها من التكاليف الإضافية باستخدام هذا المعدل التقديري لا يكون معناه أننا حملناها بأنصبتها الحقيقية من هذه التكاليف، وإنما هو تحميل تقديري ينبغي أن يقترب قدر الإمكان من التحميل الفعلي بهدف توفير بيانات سريعة عن تكاليف الخدمات المختلفة يكون من شأنها تسهيل وترشيد القرارات الإدارية ، ومع هذا فإن أي فروق قد تظهر بين التحميل التقديري والتحميل الفعلي يمكن معالجتها ببساطة في آخر الفترة المحاسبية.