النواحي التنظيمية والإجرائية في الاجتماعات:
لإنجاح الاجتماعات لابد من مراعاة بعض النواحي التنظيمية والإجرائية في مختلف المراحل:
1- مرحلة ما قبل الاجتماع:
ان التحضير الجيد يزيد من فرصة نجاح الاجتماع إذا ما أدى كل مشارك دوره بفعالية، وفيما يلي أدوار العناصر الأساسية في الاجتماعات
أ) صاحب الدعوة للاجتماع:
توزيع الدعوة للاجتماع قبل وقت كافي على أن تشمل الأتي:
- الغرض من الاجتماع.
- التاريخ.
- المكان.
- الأجندة.
- المدة التي سيستغرقها الاجتماع
- نوع التجهيزات المتوقعة من كل مشارك.
- وقائع الاجتماع السابق (إن وجدت أو لم يتم توزيعها).
- يطلب من المشاركين تأكيد الحضور إذا كان ذلك ممكناً.
- التجهيزات المكانية (القاعة المقاعد، الكهرباء، المأكولات، والمشروبات،
- أجهزة العرض، موافقة السلطات).
ب) المشاركون:
- أن يكون لديك ما تشارك به وإلا فاعتذر.
- إذا كنت ترغب في الحضور ولا تستطيع رشح شخصاً مناسباً بدلاً عنك.
- أقترح تعديلات على الأجندة أن لم تكن مناسبة لغرض الاجتماع.
- خطط لمشاغلك الأخرى بطريقة تمكنك من حضور الاجتماع في الوقت المحدد، وبشكل مريح.
- تأكد من أن لا شيء سوف يزعجك أثناء الاجتماع.
- راجع وقائع الاجتماع السابق وأسأل نفسك (هل أديت ما أوكل إلى في الاجتماع السابق).
- كن مستعداً لموضوعات الاجتماع، أمض بعض الوقت في قراءة المذكرات والمواد التي أرسلت إليك.
2- أثناء الاجتماع:
هناك أدوار محددة للأفراد المشاركين في الاجتماعات أثناء انعقاد الاجتماع على النحو التالي:
يقوم القائد الرسمي بافتتاح الاجتماع ويوضح الغرض منه وتعريف المشاركين على الميسر وضابط الوقت ومسجل الوقائع والحصول على موافقتهم الكيفية التي يتم بها قيام كل بعمله وفي النهاية يقوم بإنهاء الاجتماع.
هو الشخص الذي يقوم بدور المنظم المحايد، وذلك بمساعدة المشاركين في الاجتماع على التركيز على محتوى وأهداف الاجتماع، وكيفية تسيير الاجتماع. ويكون الميسر مسؤولاً عن إدارة النقاش بشكل متوازن مع حماية الأفراد من الاتهامات والهجوم الشخصي.
هو الشخص الذي يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم إصدارها، وتقديم ملخص بذلك نهاية الاجتماع.
هو الشخص الذي يقوم بالحصول على موافقة المشاركين في بداية الاجتماع على الجدول الزمني لكل بند ومتابعة تنفيذ البرنامج الزمني على النحو الذي أتفق عليه.
قد يكون هناك مراقبين في بعض الاجتماعات وظيفتهم ليست الحكم على محتوى الاجتماع، ولكن بتقديم مقترحات لتحسين أداء المجموعات في الاجتماعات القادمة، والمراقب غير مسموح له بالمشاركة في الاجتماع بل يؤدي دوره في صمت حيث يراقب العلاقات والمعاملات بين المشاركين في الاجتماع وكيفية تكوين الأفكار وطريقة القيادة.
وهو الشخص الذي يشارك في الاجتماع دون أن يقوم بأي من الأدوار السابقة.
