كيفية مراجعة النفقات التي تدفع للأطراف ذات العلاقة:
عادة ما تتعامل الشركة النفطية العاملة مع شركات أخرى، تربطها بها علاقة معينة، كأن تكون شركة حليفة أو ذات علاقة Related Parties. وفي هذا الصدد على مراجعي الجانب الحكومي إعطاء ذلك اهتماماً خاصاً أثناء المراجعة والتحقق من صحة ومصداقية ما يدفع للشركات ذات العلاقة. ويتم عند مراجعة نفقات الشركات - الحليفة، أو ذات العلاقة، في ظل عقود المشاركة في الإنتاج، مراعاة التالي:
ـ التأكد من موافقة لجنة التشغيل، المكونة من الشركة النفطية والجانب الحكومي، على المشتريات التي تتم من الشركات ذات العلاقة.
ـ التأكد من إجراء المناقصة بالصورة الصحيحة، واختيار مصدر التوريد، في ضوء الأعراف الخاصة بهذا الشأن، وأن الشركة ذات العلاقة هـي المورد الأفضل.
في حالة ما تقدم الشركة ذات العلاقة كوادر تتم الاستعانة بها في صالح العقد، فإن الأمر يتطلب التأكد من وجود اتفاق مع الشركات ذات العلاقة ينظم أسس التعاون مع الموظفين المستخدمين والتابعين للشركات ذات العلاقة، كما يجب التأكد من أن ما يصرف لهؤلاء العاملين من مرتبات وغيره، هو في إطار الدليل الخاص بالشركة ذات العلاقة، وما يتم الاتفاق عليه.
- وفي حالة مطالبة الشركة ذات العلاقة بصرف مبالغ مقابل أجور موظفيها، عن أعمال تمت للشركة محل المراجعة في بلد الشركة ذات العلاقة، فإنه يجب توفير قوائم الوقت Time Sheet، موقعاً عليها من الشخص المسؤول، كما يجب التأكد من منطقية عدد ساعات العمل، وأن معدلات الأجور المستخدمة فعلية، ودون المبالغة فيها.
- التأكد من أن تذاكر السفر الخاصة بالأفراد التابعين للشركة الحليفة، تتم في درجة الطيران المحددة في العقد إذ أنه قد يحدث في بعض الحالات أن العقد ينص على منح الفرد تذكرة على الدرجة الاقتصادية، بينما يمنح تذكرة درجة أولى، وتقوم الشركات النفطية بتقديم مبررات لذلك تحاول أن تثبت من خلالها بأن ذلك أوفر للشركة من تأخير الفرد عن السفر لبعض الوقت، وتحمل نفقات التغذية، وربما جزء من معدل الأجر اليومي. وفي هذه الحالة يجب التحقق مما يقدم من مبررات قبل قبول النفقة.
- إذا تم عمل عقد مع الشركة الحليفة لتنفيذ عمل معين، فإن الأمر يتطلب مراجعة ما يرد في الفواتير مع بنود العقد بالأسس نفسها المتبعة في مراجعة العقود والسابق الإشارة إليها.
- يجب التأكد من أن تكلفة ما تقدمه الشركة ذات العلاقة من سلع أو خدمات، في حدود التكاليف السائدة في السوق، أو المحسوبة وفقاً للأسس المتعارف عليها في الصناعة النفطية. وفي هذا الصدد، فإن على مراجعي الجانب الحكومي الاتصال بالعديد من الجهات في الخارج، ومعرفة الأسعار، ومستوى ما يقدم من خدمة أو سلعة، ومقارنتها مع أسعار الشركة الحليفة، وما تقدمه من خدمات.
