كيفية مراجعة أوامر الشراء:
عادة ما يتم شراء المواد أو الحصول على خدمات من خلال أوامر الشراء الصادرة للموردين، وبالتالي فإن ذلك يؤثر في النفقات مما يتطلب مراجعة إجراءات إصدار أوامر الشراء، لضمان الرقابة على جزء كبير من النفقات، التي تعتبر جزءاً من النفقات القابلة للاسترداد وتتم مراجعة أوامر الشراء في ضوء الإجراءات التي تتم الموافقة عليها من قبل الجانب الحكومي والشركة النفطية. وهذا يتحقق من خلال التالي:
- إلمام مراجعي الجانب الحكومي بإجراءات الشراء المتفق عليها مع الشركة النفطية، للتأكد من تنفيذها، حيث قد نجد على سبيل المثال، أن تلك الإجراءات تقضي بضرورة حصول الشركة النفطية على موافقة الجانب الحكومي على أي أمر شراء تزيد قيمته عن مبلغ معين.
- مراجعة أي تعديل أو تجديد لأوامر الشراء، والتأكد من حصول الشركة النفطية على موافقة بذلك من قبل الجانب الحكومي.
- التأكد من أن الشراء لم يتم من مصدر وحيد Sole Source، وإذا ما حدث ذلك التأكد من وجود المبررات المقنعة.
- الإلمام بإجراءات الشراء التي تتبعها الشركة النفطية محل المراجعة، وفقاً للوائحها، حيث يتطلب الأمر التأكد من اتباع الشركة النفطية لدورة المشتريات المتعارف عليها، والتأكد من توافر التالي:
- وجود طلب الشراء من الجهة الطالبة، وفقاً للأصول المرعية.
- وجود صورة من طلب عروض الأسعار من الموردين، أو وجود صورة الإعلان أو المناقصة.
- توفير قوائم تفريغ العطاءات بحضور اللجنة المعنية.
- توفير وثائق تقييم العطاءات واختيار العطاء المناسب.
- وفي حالة اختيار مورد معين بدون إتباع الإجراءات السابق ذكرها، يجب التأكد من المبررات التي حتمت على الشركة إتباعها، والتي قد تكون بسبب الاحتكار أو غير ذلك.
ومن الجدير بالذكر أن خطوات المراجعة السابقة هي خاصة بالتحقق من سلامة اتباع إجراءات الشراء. أما مراجعة عمليات الصرف، فتتم مراجعتها ضمن مراجعة المصاريف الإدارية، وغيرها من المصاريف وفي هذا الصدد يجب في حالة شراء مواد أو مستلزمات معينة لا تزيد الكميات الواصلة من المورد عن الكميات المطلوبة، لأن ذلك من شأنه زيادة التكاليف. وإذا ما حدث ذلك، فقد يتطلـب الأمر استبعاد التكلفة من قائمة النفقات SOE ، ما لم تكن هناك مبررات كافية.
