أسباب حدوث انحرافات التكاليف

يتضح مما سبق تعدد مسببات حدوث انحرافات التكاليف، وبصفة عامة يمكن تصنيف أسباب ظهور الانحرافات في مختلف عناصر التكاليف إلى:

* تقلبات عشوائية في مستوى كفاءة التشغيل.

* أخطاء في قياس الأداء.

* أخطاء في وضع المعايير.

* أخطاء تشغيلية.

ونتناول تلك المسببات باختصار على النحو التالي :

1. التقلبات العشوائية في مستوى الكفاءة

تمثل التقلبات العشوائية في مستوى كفاءة استخدام عناصر التكاليف مثل الانحراف المحدود بالزيادة أو بالنقص في كمية المواد المستخدمة أو الانحراف المحدود بالزيادة أو بالنقص في كمية ساعات تشغيل الآلات أو ساعات العمل المباشر تمثل تقلبات متوقعة ومسموح بها يمكن أن تحدث في أي حالة من أحوال التشغيل، بل ويمكن توقع حدوثها نظراً لأن المعايير وبالتالي التكلفة المعيارية تمثل رقم محدد ينبغي تحقيقه إلا أن القيم المتوقعة المستخدمة في إعداد المعايير وبالتالي التكلفة المعيارية تمثل قيم متوقعة لتوزيع احتمالي معين، وفي ضوء ذلك ينبغي مراعاة أن تلك القيم المتوقعة تم إعدادها استناداً إلى عدة قيم أخرى أكبر وأصغر منها فهي تعكس متوسط متوقع حدوثه لتلك القيم.

وبذلك نعني بلفظ الانحراف المحدود السابق أن هذا الانحراف يقع في إطار ذلك المدى المتوقع من تلك القيم أي أنه يحدث في المدى المسموح به نظراً لعدم الدقة المؤكدة بالنسبة للمعايير والتكلفة المعيارية المحددة في صورة رقم معين بعكس الحال إذا كانت محددة في مدى معين.

ونظراً لأن تلك الانحرافات تكون محدودة بطبيعتها في حدود ذلك المدى المسموح به لحدوثها، ونظرا لأنها تتحقق تلقائياً وبصورة عشوائية في حدود ذلك المدى فان الأمر لا يتطلب فحصها ومحاولة تصحيحها لأن تكلفة تخفيض هذه التقلبات تفوق عادة وبكثير المزايا المتوقعة من تخفيضها وقد يتطلب تخفيض تلك التقلبات العشوائية تغيير في مواصفات وحدة المنتج أو تعديل في الفن الإنتاجي المستخدم في العملية التشغيلية دون مبرر حقيقي يستلزم ذلك.

وبذلك نرى أن الانحرافات الناتجة عن التقلبات العشوائية لا تحتاج إلى تقصي وفحص ودراسة إضافية ، لأن هذه الدراسة تتطلب جهوداً ونفقات لا يقابلها منفعة ولا يترتب عليها قرارات جديدة، وعلى ذلك إذا كانت الانحرافات ترجع إلى التقلبات العشوائية بنسبة احتمالات كبيرة فإنها لا تحتاج إلى إجراء الفحص والتقصي ونفترض في هذه الحالة أنه سيتم تصحيحها تلقائياً.

2. أخطاء قياس الأداء الفعلي

قد يحدث أخطاء في قياس وتسجيل أي عنصر من عناصر التكاليف المختلفة، وقد تنتج هذه الأخطاء كنتيجة لأخطاء محاسبية أو حسابية مما يؤدي إلى ظهور انحرافات غير حقيقية في عنصر التكلفة المعين، فقد يحدث خطأ في حصر وتحديــد كميات المواد الفعلية المستخدمة أو في تحديد ساعات العمل المباشر أو ساعات تشغيل الآلات الفعلية المستغرقة ، فإذا تم فحص هذه الانحرافات واتضح أن السبب في ظهورها هو عدم التحديد الدقيق للمدخلات من عناصر التكاليف، فإن القرار المتوقع هو تحسين عمليات حصر وتبويب ثم التسجيل المحاسبي لعناصر التكاليف المختلفة، ولا يعني الأمر وجود انحرافات في هذه الحالة أو أن الخطط والعمليات التشغيلية تحتاج إلى إجراء أي تعديلات عليها.

3. أخطاء في وضع المعايير

سبق القول أن العمل في نظام التكاليف المعيارية يبدأ بعملية وضع المعايير وأنه حتى تكون المعايير المستخدمة جيدة ينبغي مراعاة أنها وضعت من خلال تقديرات هندسية وتجارب معملية تأخذ في الاعتبار خصائص المخرجات المطلوبة. ونوعية المدخلات المطلوبة، وأنها تستند إلى دراسة وتحليل الأداء في الفترات السابقة وما يترتب على ذلك من استكمال أو تنقيح لعملية المعايرة الهندسية، كما أنها تقوم على دراسة الاتجاهات المتوقعة في المستقبل والتنبؤ الجيد بالأحداث التي يمكن أن تحدث، وأخذها في الحسبان عند القيام بعملية المعايرة، وفي جميع الحالات ينبغي اخذ كل من الخبرة السابقة والجوانب السلوكية في الحسبان واستخدام مبدأ المشاركة حتى تكون المعايير مقبولة من كافة الأطراف في مختلف المستويات الإدارية داخل الوحدة الاقتصادية.

وعلى ذلك، إذا كانت المعايير المحددة مقدماً مبالغ فيها أو غير سليمة ، فإنه حتماً سوف تظهر انحرافات حتى إذا كان التشغيل يتسم بالكفاءة فقد تضع الإدارة معايير أقرب كثيراً للمثالية لتحقيق مستوى عالي من الكفاءة وترى أنها تمثل "معايير محفزة"  ويكون معروفاً مقدماً أن هذه المعايير يصعب الوصول إليها عملياً، إذ أنها تفوق مستوى التشغيل العادي الكفء، وفي هذه الحالة فإن الانحرافات سوف تمثل الفرق بين نتائج فعلية وبين تقديرات غير عملية، ونرى في هذه الحالة أنه من الضروري أن يتم إجراء تحليل أو فحص إضافي لتحديد مقدار الانحرافات الناجمة عن ذاك التشدد في وضع المعايير.

وقد تستخدم معايير خاطئة لم تأخذ في الحسبان أي من العوامل والاعتبارات السابق ذكرها من قبل مما يؤدي إلى إظهار انحرافات غير حقيقية ملائمة أو غير ملائمة عدم أخذ تغير نوع العمالة أو نوع الآلات في الحسبان واستخدام نفس المعايير المستخدمة من قبل يؤدي إلى انحرافات غير حقيقية، كما أن عدم أخذ أثر التعلم رغم وجود ظاهرة التعلم سوف يجعل معيار الزمن غير دقيق ويؤدي إلى انحراف كفاءة ملائم بينما إذا وضع معيار الزمن على أساس نسبة التعلم فقد يكون انحراف الكفاءة غير ملائم.

كذلك قد يكون معيار التكلفة غير سليم إذا وجدت أخطاء في البيانات المستخدمة لوضع المعيار أو إذا لم يتم تعديل تلك البيانات في ضوء التغيرات الحقيقية فمثلاً الخطأ في تحديد نوع المواد الأولية أو الخطأ في تعديل أسعار المدخلات حسب الظروف السائدة سوف يؤدي إلى خطأ في قيمة معيار التكلفة وبالتالي تكون الانحرافات غير حقيقية.

4. أخطاء التشغيل

مما لا شك فيه أن اتباع إجراءات التشغيل المحددة مقدماً متى كانت محددة بدقة ووضوح يقود إلى تحقيق الأهداف والمعايير الموضوعة بفعالية وكفاءة، ونتوقع في هذه الحالة ظهور انحرافات ملائمة أو عدم حدوث انحراف على الأقل. أما في عدم اتباع إجراءات التشغيل المحددة مقدماً (كانت محددة بدقة) ووضوح فيقود بلا شك إلى عدم تحقيق الأهداف والمعايير الموضوعة، ونتوقع في هذه الحالة ظهور انحرافات غير ملائمة تبعاً لاختلاف مستوى كفاءة التشغيل الفعلي عن مستوى الكفاءة المعياري، ونعتقد أن كلا النوعين من الانحرافات يحتاج إلى فحص وتحليل فالانحرافات الملائمة يجب التعرف على أسباب حدوثها حتى يمكن الاستفادة من هذه المعلومات في وضع الخطط والموازنات في المستقبل، كما أن التعرف الانحرافات غير الملائمة وأسباب حدوثها ضروري لملاقاة تكرارها مجدداً.