2.4.4 الاختبارات الأساسية لعمليات المبيعات 

يقوم المدقق ببعض الاختبارات الأساسية عادة بغض النظر عن النتائج التي يحصل عليها من اختبارات الرقابة، وهناك بعض الاختبارات الأساسية التي يقوم بها بناءً على مـا تـم التوصل إليه من اختبارات الرقابة.  

وعادة يقوم باختبارات للتحقق من الأهداف الرئيسة التالية: 

1- أن المبيعات المسجلة هي مبيعات حدثت فعلاً (الحدوث).

2- أن جميع عمليات المبيعات التي حدثت قد سجلت فعلاً (الاكتمال).

3- التحقق من أن المبيعات المسجلة سجلت بشكل صحيح (الدقة).

4- التحقق من أن المبيعات المسجلة قد صنفت بشكل سليم (التصنيف).

5- التحقق من أن المبيعات قد سجلت في التواريخ المناسبة (الحد الفاصل).

وفيما يلي توضيح لهذه الاختبارات:

1- أن المبيعات المسجلة هي مبيعات حدثت فعلاً: حيث يتم التحقق من أنه لا يوجد مبيعات مسجلة غير مؤيدة بمستندات شحن مما قد يشير الى أنها مبيعات وهمية ولم يتم شحن بضاعة فعلاً. وكذلك يتم التحقق فيما إذا كانت هناك عمليات مبيعات مسجلة أكثر من مرة، أو فيما إذا كان هناك شحنات بضاعة لعملاء غير حقيقيين.

إن تسجيل عمليات مبيعات لم تحدث يؤدي إلى تضخيم المبيعات وتضخيم المدينين، وبالتالي فان هذا الأمر قد يتم بشكل متعمد أو غير متعمد. فعلى سبيل المثال إن تسجيل عمليات وهمية أو تكرار التسجيل قد يكون متعمد أو غير متعمد، أما فيما يتعلق بالبضاعة المشحونة إلى عملاء غير حقيقيين فهذا لا يكون إلا متعمداً. وإن الاختبارات الجوهرية التي يقوم بها المدقق لعمليات المبيعات تعتمد على نوع التحريف المتوقع. فاذا كان المدقق يتوقع وجود تحريفات على شكل تسجيل مبيعات وهمية بدون شحن بضاعة حقيقية، فإنه قد يقوم بمتابعة عينة من القيود المحاسبية مع المستندات المؤيدة لها مثل مستندات الشحن. فإذا وجد بعض القيود غير المؤيدة بالمستندات فهذا يدل على وجود تحريف في المبيعات. ولكن على المدقق أن يكون حذراً من إمكانية وجود مستندات مزيفة، لذلك عليه أن يقوم بالتحقق من سجلات المخزون للتحقق من أنـه تــم تخفيض كميات المخزون المسجلة في بطاقات الجرد المستمر. أما إذا أراد المدقق التحقق من مدى وجود تضخيم في المبيعات عن طريق تسجيل بيع أكثر من مرة، فإنه قد يقوم بمراجعة قائمة بأرقام عمليات المبيعات المرتبة حسب الأرقام المتسلسلة للتحقق مما إذا كان هناك أرقام متكررة. أو قد يقوم المدقق بالتحقق من إلغاء مستندات الشحن التي تمت حتى لا تستخدم في عمليات تسجيل أخرى. أما إذا كان الهدف هو التحقق من أنه لا يوجد عمليات بيع تمت إلى عملاء غيـر موجودين، فإن المدقق يقوم باستخدام المصادقات والتحقق من عمليات المقبوضات في حالة المبيعات النقدية.

2- التحقق من الاكتمال: الهدف من التدقيق في هذه الحالة التحقق من أن جميع عمليات البيع التي تمت قد سجلت بالكامل ولم يتم حذف أياً منها، حيث يبدأ المدقق بالتدقيق مــن المستندات المؤيدة للعمليات وليس من الدفاتر، فيقوم باختيار عينة من أوامر الشراء المستلمة من العملاء أو عينة من مستندات الشحن مثلاً ومطابقتها مع فواتير البيع ثـم عمليات بالقيود في يومية المبيعات ثم بالاستاذ العام واستاذ الذمم المدينة. 

3- التحقق من أن المبيعات مسجلة بشكل دقيق: وفي هذه الحالة يقوم المدقق بالتحقق من أن عمليات المبيعات المسجلة تشتمل على القيم الصحيحة، وهذا يتطلب التحقق من مستندات الشحن وفواتير المبيعات من ناحية الكميات المسجلة والأسعار المحددة والتي تتفق مع الأسعار التي تم الاتفاق عليها مع المشتري، والتحقق من عمليات الاحتساب، سواء كان ذلك في مستندات الشحن أو فواتير المبيعات والتسجيل الصحيح للقيود بالكميات الفعلية.

4 - المبيعات مصنفة بشكل سليم: على المدقق أن يتحقق من تصنيف المبيعات الى مبيعات نقدية وآجلة إن كانت هذه الأصناف موجودة، وكذلك الفصل بين مبيعات البضاعة والمبيعات الخاصة بالأصول الثابتة والاستثمارات وغيرها مما لا يندرج تحت مسمى البضاعة. إن عملية التصنيف المناسبة تساعد في الحصول على النسب والمؤشرات المالية ذات العلاقة بشكل أدق مما لو لم يتم الفصل بين هذه الأنواع من المبيعات، وبالتالي تمكين مستخدمي البيانات المالية من اتخاذ القرارات المناسبة الخاصة بالشركة.

5- المبيعات مسجلة في التواريخ الصحيحة: على المدقق أن يقوم بالتحقق من أن عمليات المبيعات سجلت في الفترة المناسبة، وفي هذه الحالة من المهم أن يهتم المدقق بفترة الحد الفاصل، وهي الفترة التي تسبق وتلي نهاية السنة بحوالي أسبوعين، حيث يقوم بفحص عينة من مستندات الشحن أو بوالص الشحن ومقارنة تواريخها مع فواتير المبيعات ويومية المبيعات وأستاذ الذمم المدينة. إن هذه العملية تمكن المدقق من التحقق من أن عمليات المبيعات غير مضخمة أو مخفضة.

ملخص الفصل

تناول هذا الفصل شرح دورة المبيعات والحسابات الخاصة بها والمستندات التي تنشأ خلال هذه الدورة ومن ثم الاجراءات الرقابية التي تضعها الادارة على دورة المبيعات واختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية التي يقوم بها المدقق للتحقق من تأكيدات الادارة الخاصة بعمليات المبيعات والتي تتعلق بالحدوث والاكتمال والدقة والتصنيف والحد الفاصل.

فقد تم شرح حسابات دورة المبيعات والعلاقة بين هذه الحسابات وكذلك تعريف المستندات والسجلات ذات العلاقة والتي تتكون من مستند أمر الشراء المستلم من العميل وأمر البيع ومستند الشحن وفاتورة المبيعات وإشعار التحويل وميزان مراجعة الذمم المدينة.

وتم شرح المنهجية التي يتبعها المدقق في تحديد وتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات والتي تشمل أربع خطوات أساسية تتكون من:

1- دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المبيعات.

2 ـ تقدير مخاطر الرقابة المخططة في دورة المبيعات.

3- تقييم تكاليف ومنافع اختبارات الرقابة الخاصة بالمبيعات.

4- تحديد اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات.

وقد تم بيان الاجراءات التي يمكن أن يقوم بها المدقق سواءً كانت تتعلق باختبارات الرقابة أو الاختبارات الأساسية الخاصة بالتحقق من الحدوث والاكتمال ودقة عمليات المبيعات وتسجيلها في الفترات المناسبة والتصنيف المناسب للعمليات والترحيل والتلخيص.