مراجعة الشراكة Joint Interest Audits
بناء على عقد تشغيل الشراكة، يحق لأي من الشركاء غير العاملين مراجعة السجلات التي أعدها الشريك العامل، للتحقق مما ورد في فواتير المطالبة. غير أنه جرت العادة أن يقوم الشريك الذي له الحصة الأكبر في الشراكة بتنظيم عملية المراجعة حيث يتم إبلاغ الشركة العاملة خطياً عن موعد البدء في المراجعة وذلك قبل 60 يوماً من العمل الميداني للمراجعة، وعن فريق المراجعة، والوثائق المطلوبة، والزيارات المطلوبة للحقول، ومدة المراجعة. ويجب أن يقوم الشريك العامل بتوفير أصول الوثائق، ودليل الحسابات، والهيكل التنظيمي، وعقود الحفر، وتقارير إنجاز الأعمال المختلفة، وتقارير سد الآبار، وسندات القيود، ووثائق تحويل المواد والأصول، وغير ذلك من التفاصيل.
ويقوم مسؤول المراجعة بوضع برنامج المراجعة المناسب، وتحديد كيفية تنظيم الردود على الاستفسارات بالتنسيق مع الشركة العاملة. ثم يقوم في نهاية المراجعة بتقديم مسودة التقرير للشريك العامل لإبداء أية ملاحظات، وتحديد الاستثناءات بصورة واضحة، تمهيداً لإعداد التقرير في صورته النهائية، وتوزيعه على كافة الشركات غير العاملين. وبالنسبة لتكاليف هذه المراجعة فيتحملها الشركاء غير العاملين.
وعادة يعطى عقد تشغيل الشراكة الشركاء غير العاملين 24 شهراً من نهاية السنة التي حدثت فيها النفقات للمراجعة، وتقديم تقرير يتضمن الملاحظات والاعتراضات التي ظهرت أثناء المراجعة.
وتجدر الإشارة إلى أن بعض عقود تشغيل الشراكة تعطي الشريك العامل حق تصحيح قوائم المطالبة التي سبق تقديمها للشركاء غير العاملين، وذلك خلال نفس المدة 24 شهراً.
وبعد استلام الشركة العاملة لتقرير المراجعة، تقوم بالرد على ما وردت به من ملاحظات واعتراضات. ورد الشركة العاملة قد يكون أياً من الحالات التالية:
- أن يكون الرد مقنعاً ومبرراً فتلغى الملاحظة التي وردت في تقرير المراجعة.
- أو قد توافق الشركة العاملة على تعديل النفقات وفقاً لما ورد في تقرير المراجعة.
أوقد يظل الموضوع تحت النقاش حتى يتم التوصول إلى حل من خلال اجتماع الأطراف المختلفة.
وعموماً فليس من المقبول أن يخصم الشركاء غير العاملين المبالغ المتنازع عليها من المستحقات النقدية الشهرية التي تدفع للشريك العامل، كما أن تسوية الملاحظات التي تظهرها المراجعة ليست مقيدة بفترة 24 شهراً.
وتجدر الإشارة إلى أن طبيعة ونطاق وكيفية المراجعة التي تقوم بها الدولة المضيفة، وفقاً لعقود المشاركة في الإنتاج، قد تمت مناقشتها بالتفصيل في الفصل الأخير مــــن هذا الكتاب.
تبادل المعلومات إلكترونياً بين الشركاء:
تتطلب عمليات الشراكة نقل المعلومات التي في الدفاتر المحاسبية للشريك العامل إلى الشركاء غير العاملين. وقد كانت هذه المهمة تتم يدوياً وتستنفد وقتاً وجهداً كبيرين. ولكن تم مؤخراً ومن خلال مبادرة من أعضاء COPAS إعداد برنامج كمبيوتر خاص بالمحاسبة في المصالح المشتركة، بحيث تسمح بنقل البيانات المحاسبية من سجلات الشريك العامل الذي يتولى إدخال البيانات وفق برنامج محاسبي معين، إلى الشركاء غير العاملين Nonopertors . ومن أشهر برامج الكمبيوتر في هذا الصدد: برنامج خدمات المعلومات التي تقدمها جنرال الكتريك General Electric Information Services حيث يقوم هذا البرنامج بتحويل بيانات الشريك العامل إلى بيانات نمطية Standard وفقاً لكود معين، ثم ترسل إلى الشركاء غير العاملين، وذلك في صورة تتفق ومتطلبات المحاسبة لكل شركة من الشركات غير العاملة التي تستلم هذه البيانات المحاسبية.
